Speditionssoftware Preise

Einleitung

Sie wollen sich über die Kosten und Preise für eine neue Speditionssoftware oder Logistiksoftware informieren? 

Nur sehr selten werden Sie diese auf der Webseite von Logistik Software Anbietern finden.

Selbst wenn diese aufgeführt sind fehlen Ihnen dennoch wichtige Kostenblöcke, die Sie zur Kalkulation der kompletten Projektkosten benötigen. 

Im späteren Verlauf explodierende Kosten sind immer noch einer der Top Gründe warum viele Digitalisierungsprojekte scheitern.

Wie Sie in Zukunft die anfallenden Kosten und Preise besser einschätzen können und damit nicht in die Kostenfalle treten erfahren Sie in diesem Artikel.

Was kostet Speditionssoftware?

Eine gute Frage! Die Kosten hängen dabei von vielen Faktoren ab. So z.B.:

• Anzahl der Disponenten
• Anzahl der Fahrzeuge
• Anzahl der Arbeitsplätze (PC mit Software)
• Unternehmensgröße
• Genutzte Funktionen oder Module der Anbieter
• Zu integrierende Systeme (Telematik, Fibu etc.)

U.v.m

In 5 Schritten die Kosten für die Einführung einer neuen Speditionssoftware ermitteln:

1. Projektbeschreibung erstellen
2. Lastenheft erstellen
3. Potentielle Anbieter recherchieren
4. Anfrage versenden
5. Angebote vergleichen

Danach kann eine erste Entscheidung für die Finalisten für Ihre Suche erfolgen.

Welche Kosten genau beim Angebotsvergleich berücksichtigt werden sollten, finden Sie nachfolgend aufgeführt.

Kosten und Preise richtig kalkulieren 

Neben den Software Lizenzkosten und Wartungskosten beim Kauf von Software oder monatliche Kosten bei der Miete müssen Sie unbedingt Kosten für Dienstleistungen, zusätzliche Software, Hardware und Technologie etc. beachten. 

Unter Berücksichtigung aller Kosten kann die anfangs günstigste Software am Ende doch die teuerste sein und umgekehrt.

Machen Sie nicht den Fehler und rechnen Sie sich Ihre Projektkosten “schön” um ein besseres Gefühl bei Ihrer Entscheidung zu haben. Das wird sich rächen!

Allgemein kann man zwischen den Kosten der ersten Anschaffung und Einführung (einmalige Kosten) und den fortlaufenden Kosten pro Jahr unterschieden.

Einmalige Kosten bzw. Anschaffungskosten

Diese Kosten fallen entweder direkt beim Kauf oder anschließend in wiederkehrenden Raten an, können aber vor Projektbeginn exakt kalkuliert werden. 

Dazu gehören:

Software

• Einmalige Nutzungsgebühren/Lizenzgebühren/Kaufpreis
• Wiederkehrende Nutzungsgebühren (ASP/Miete/Cloud)

Dienstleistungen durch den Softwareanbieter

• Projektleitung
• Beratung
• Installationsaufwand 
• Datenmigration 
• Schnittstellen 
• Formularerstellung 
• Schulungen etc.

Wenn eine bestehende Software abgelöst werden soll müssen in der Regel Daten übernommen und Mitarbeiter geschult werden. All das muss unbedingt koordiniert und überwacht werden, ansonsten wird der laufende Betrieb bzw. das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens beeinträchtigt.

Versucht ein Software Anbieter Ihnen klar zu machen, dass man keine Schulungen braucht weil ja alles soooo einfach zu bedienen ist, dann sollten Sie hellhörig werden.

Am Besten Sie fragen bei anderen Kunden nach ob dies tatsächlich so war.

Fakt ist, dass schlecht geschulte Mitarbeiter die Software nicht richtig oder gar nicht nutzen. Wer also an Schulungen spart, der spart am falschen Platz.

Ganz gemäß dem Motto “Sparen, egal was es kostet!”

Hardware und Technologie

• Server
• PC Arbeitsplätze
• Zusatzgeräte wie Scanner, Barcodeleser etc.

Je nachdem, ob es sich um eine Cloud Software oder eine installierbare Software handelt ändert sich auch die Anforderung an die eingesetzte Hardware. 

Bei einer Cloud Software hingegen ist ein schneller Internetzugang das A und O!

Zusätzliche Software

• Office-Lösungen
• Fax-Lösungen
• Telekommunikationssoftware
• Projektmanagement Software
• Zeiterfassung

Will man die neue Software so effizient wie möglich nutzen und die eigenen Prozesse modernisieren ist es häufig notwendig Zusatzsoftware einzusetzen. Nur so können Sie das Potenzial der neuen Software vollständig ausreizen.

Interne Kosten

Kein Projekt ohne internen Aufwand. Auch wenn man es sich wünscht, niemand installiert eine Software die dann quasi von alleine läuft.

Hier kann es sogar sein, dass Sie die internen Kosten exakt erfassen müssen, da wie beim Fabrikbau ein Werk entsteht, dass später in der Fibu aktiviert werden muss.

Am Besten Sie fragen hierzu Ihren Steuerberater.

Laufende Kosten, auch nach dem Projektstart

Software Erweiterungen 

• Kosten pro weitere Benutzer in den verschiedenen Benutzerklassen

Wenn Ihre Unternehmen wächst und Sie neue Mitarbeiter einstellen brauchen diese eigene Benutzerlizenzen, um mit der Software arbeiten zu können. 

Hoffentlich haben Sie diese bereits in einer Preisliste gut verhandelt und werden nun nicht von enormen Forderungen des Anbieters überrascht.

Jährliche Wartung und Updates 

• Update-Installation als laufende Kosten p. A. für Standardsoftware extern und intern
• Update-Installation als laufende Kosten p. A. für Anpassungen extern und intern

Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt sollte man einen Wartungsvertrag abgeschlossen haben. Nicht selten bekommt man dafür aber nur das Recht die neue Software zu erneuern. Die Dienstleistungen im Verbund mit dem Update werden separat berechnet.

Sie sollten dies also unbedingt in Ihrem Budget berücksichtigen, sonst bleiben Sie auf Ihrer bald veralteten Software sitzen.

Fortlaufende Schulung

• Schulung neuer Versionen oder neuer Mitarbeiter extern und intern

Wird die neue Software aktualisiert kann sich unter Umständen einiges ändern. Dies bedeutet Sie müssen Ihre Mitarbeiter einarbeiten oder schulen lassen. 

Eine jährliche Summe hierfür einzuplanen ist also eine gute Idee.

Nebenkosten

• Reisekosten – extern und intern
• Reisezeiten – extern und intern

Nicht selten steht im Angebot oder Auftrag nur “zuzüglich Anreisekosten und Spesen”. Das machen die Anbieter ganz bewusst so, denn wenn der Anbieter am Bodensee und Sie in Hamburg sind kann es schnell sehr teuer werden. Für solche eine Strecke können Kosten von von 500,– bis 1.500,– € anfallen. 10 Anreisen und man hat sein Budget schnell um 15.000,– € überschritten.

Achten Sie also darauf Anreisekosten, Hotel oder auch die Tagessätze in der Verpflegung hochzurechnen damit auch hier keine Überraschung folgt.

Fazit und Empfehlung

Zum Abschluß noch einige Empfehlungen und Tipps für Sie:

• Machen Sie sich klar welche Kosten im Projekt entstehen 
• Referenzen sind eine gute Quelle, um zu erfragen welche Kosten bei diesem Anbieter nach Unterschrift noch “überraschenderweise” hinzugekommen sind
• Fragen Sie nach möglichen Folgekosten
• Erstellen Sie eine Hochrechnung für Anreisen oder Spesen
• Sparen Sie nicht an Schulungen
• Denken Sie auch daran, dass die Investition nie ganz aufhört und planen Sie Jahr für Jahr neue Kosten ein

Gerne analysieren wir Ihre vorhandenen Angebote im Rahmen unserer Beratungsleistung und zeigen Ihnen auf ob Sie auf der “sicheren Seite” sind, oder ob Sie gerade dabei sind in die Kostenfalle zu tappen.

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, mailen uns Ihre Angebote oder Verträge und erhalten dann von uns Ihren Expertenrat. Es lohnt sich!